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Estudios para la “gestión del tiempo”


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09/07/2012

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La personalidad de quien pospone


William Knaus afirmaba que nos diferenciamos en la medida en que posponemos, mientras en una faceta de tu vida actúas con decisión en otra vas retrasando actuar. Podemos posponer entorno a 3 categorías:

a) tareas extensas y difíciles (metas personales de autorrealización).

b) tareas cotidianas.

c) decisiones.

En el terreno del desarrollo personal, por ejemplo cuando te apuntas al gimnasio o a la academia de idiomas pero dejas de asistir. Esto puede provocar que te disgustes contigo mismo por no acometer objetivos que podrían enriquecer tu vida.

Cuando se traslada al terreno cotidiano (la habitación que nunca recoges…) provoca sentimientos de desorden y caos, entonces sientes que no puedes evitarlo y se te hace más duro llevar las tareas a cabo. Como ya te habrán dicho mil veces, cumplir con tu deber diario te acomoda la vida. Entonces, lo primero que has de hacer al levantarte es tener una visión global de lo que debes hacer en el día.

Somos seres sociales y como tales nos relacionamos, si eres de los que posponen no sólo te perjudicas a ti mismo. Si por ejemplo, olvidas o aplazas compromisos habrá quien te pierda la confianza o respeto, incluso puede que llegues a ser el centro de críticas por ello o dejen de aceptarte.

Siempre hablamos de personalidades y no de hábitos molestos que oprimen. Quienes posponen tienen un perfil caracterizado por un menor: afán de poder o la de perfeccionismo. En resumen, son menos autodisciplinados, perseverantes y organizados que otros. Incluso es posible que les cueste concentrarse en trabajar y planificarse el tiempo. Dejándose seducir ante actividades agradables de menor relevancia.

Hasta hace poco hay quien creía que esta actitud era típica de personas con miedo al fracaso y perfeccionistas; si no haces una tarea no puedes cometer errores. Pero ahora se piensa en otro perfil: el optimista despreocupado.

En el perfeccionista con miedo al fracaso predomina el estrés y la falta de entusiasmo con el propio resultado de su trabajo, intentando evitar el juicio de terceras personas. El optimista despreocupado es un seguidor del “carpe diem” (un hedonista que vive el momento). Ni siente estrés ni se ve en la necesidad de cumplir con una tarea que requiera esfuerzo. Prioriza su vida social frente a una posible frustración del resultado de una tarea. Sólo trabajará si tiene ganas o resulta divertido. Y no siempre podemos exigir que el trabajo sea apasionante, divertido y fácil. Hay que ponerse. Debe ser consciente de que no siempre se puede esperar a sentirse inspirado para trabajar, y aunque lo pospongas, al final el trabajo es el mismo.

Todos somos en mayor medida un perfil u otro como decía al comienzo Knaus. Tenemos una personalidad dada, pero moldeable a lo largo de la vida. Si entrenamos nuevos hábitos, uno puede dirigir el rumbo de su vida hacia experiencias de éxito.









La dificultad para ajustar horarios, ¿cómo usas tu tiempo?

Vamos a averiguar cómo pasas el tiempo, y después tendrás que tomar las medidas oportunas para cambiar tu comportamiento: hacerte tu propio plan de mejora.

Un día tiene 24 horas: ¿cuánto tiempo dedicas a relajarte?, y ¿a no hacer nada?

Para saber cómo empleas tu tiempo te voy a pedir que anotes tus ocupaciones de una semana representativa de tus tareas cotidianas. De esta forma sabrás de qué tipo es tu motivación y sentirás la necesidad de tomar la decisión de cambiar algo de tu conducta.

Puede que hagas todo bien, o que pierdas más tiempo de lo que tenías en mente. O que tengas demasiadas tareas pendientes que cumplir. Entonces recuerda el dicho “el que mucho abarca, poco aprieta”. Concéntrate al 100% en la tarea que estés realizando, serás más productivo.

Una cosa fundamental de gestionar el tiempo es aprender a decir "no", la asertividad. No hay necesidad de sobrecargarte a ti mismo. Todo lo que necesitas es darte cuenta de que tienes derecho a decir no cuando sea necesario y, a continuación, centrarte en lo que te interesa. No es evadir responsabilidades, y a la larga no puedes pretender querer quedar bien con todos. Solo eres uno, no puedes clonarte y como todos, has de tomarte momentos de descanso.

Tu tiempo es muy valioso y si hay profesionales o amistades que pueden “sacarte una faena”, confía en ellos, te saldrá rentable. De ahí que cobre interés el saber y poder delegar, y si puedes evitar que te den más faena mejor. Estas en un continuo proceso de delegación desde que te levantas hasta que te acuestas. Saber delegar en una persona ahorra mucho tiempo, es la más poderosa palanca de alta actividad que hay. Se dice “delega y tendrás más tiempo para lo importante”. Requiere para ello evitar el perfeccionismo propio y confiar en quien se delega, piensa que esto compromete a la otra persona y te evitarás errores por sobrecarga de trabajo.

En el anexo encontrarás un formulario para anotar cómo usas tú tiempo (un cronógrafo). Resulta engorroso lo sé, pero el resultado valdrá la pena. El hacer un registro es para saber exactamente en qué empleas el tiempo.

El siguiente paso es el análisis del tiempo respondiendo a las preguntas:

  • ¿En qué actividad inviertes más tiempo? ¿Lo sabías?

  • ¿Cuánto tiempo dedicaste al trabajo? ¿Estas contento?

  • ¿Cuánto tiempo dedicaste al ocio o a la relajación? ¿Estas contento?

  • ¿Cuánto tiempo dedicaste a actividades improductivas o de poca importancia?

  • ¿Cuáles son las horas más fructíferas: de mañana, tarde o noche? ¿Eres búho o alondra?

  • ¿Estás interesado en cambiar algo en el uso que haces de tu tiempo?



  • En “Los viajes de Gulliver” podemos leer un divertido fragmento en “Un viaje a Liliput” donde sus habitantes trataban de averiguar a qué dios adoraba el protagonista. Llegando a la conclusión tras mucho pensar, que nuestro gigante adoraba a su reloj, porque lo consultaba cada vez que iba a “hacer las acciones de su vida”. Quizás tuviesen razón y conviene pararse a afilar nuestra sierra y pensar cómo disfrutar de nuestra relación con el tiempo.













    Conclusiones finales









    • La gestión de tu tiempo es la gestión de tu propia vida, has de ser dueño de tu destino.

    • ¡Que no se te escape la vida! Y para ello has de ser consciente en cada momento de que lo que haces es lo que quieres que hacer. Concéntrate al 100% en la tarea que estés realizando, serás más productivo.

    • Lo que hacemos con nuestro tiempo es lo que nos hace ser felices, no lo que poseemos o adquirimos. La gente es más importante que las cosas. Cuando se trata de relaciones, pequeñas cosas son grandes cosas.

    • Tenemos una personalidad dada, pero puedes modificar los hábitos, suceden todos los días, momento por momento.

    • Define tus prioridades. Cuanto más claros estén los pequeños objetivos, mayores son las posibilidades del objetivo principal.

    • No dejes tareas sin empezar o sin terminar. Actuar pensando en la sensación a corto plazo olvidando tareas a largo plazo es “estar miope” por lo que se avecina. No siempre podemos exigir que el trabajo sea apasionante, divertido y fácil. Recuerda que sin ganas también se alcanzan metas.

    • Compra una agenda. Anota en ella las tareas pendientes por orden de prioridad, y ves tachando conforme vayas haciéndolas.

    • Nunca tendrás tiempo para todo, pero si para lo  importante. ¿Te has preguntado cuánto tiempo pierdes en trivialidades?

    • Cómo pensamos determina nuestra actitud hacia una situación. ¡Aprende a pensar distinto!

    • Fija un horario. Ponte un límite de tiempo a cada actividad, y si la tarea es complicada, divídela en tareas sencillas. Prémiate cuando logres cumplir tus objetivos: saliendo con los amigos, yendo al cine…

    • Planificar lo que haces con tu tiempo significa ahorrar tiempo, y te dará mayor control sobre tus actividades.

    • Empezar por asuntos sencillos, de fácil éxito, que creen actitud mental positiva: el éxito lleva al éxito.

    • Delega y aprende a decir “no”... con mucho cuidado y explicando siempre por qué no podemos hacer algo. Tu tiempo es muy valioso y si hay profesionales o amistades que pueden “sacarte una faena”, confía en ellos, te saldrá rentable.

    • Aprender a brillar por nuestra ausencia, aprender a hacer respetar ciertos horarios de disponibilidad y otros de privacidad.

    • Aprender vocabulario para decir que se acaba el tiempo: “sólo dispongo de...”, “tengo que hacer tal cosa a las...”, etc.

    • Crea un ambiente sin distracciones. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, así serás más productivo. ¿Sabes el tiempo que invierten las personas desordenadas en aclararse en su caos diario?

    • Crear “fragmentos de tiempo”: llegar temprano o salir tarde del trabajo, quedarse trabajando en casa, pedir que no nos interrumpan.

    • Aprovechar el tiempo de descanso entre dos tareas o en las esperas: llevar siempre un libro consigo, ojear material mientras se espera en una llamada, etc..

    • No quieras ser perfecto. Permítete errar y aprende del error. La perfección no existe y además, genera inseguridad y frustración.

    • Pregúntate: ¿Qué estoy haciendo bien? ¿De qué estoy orgulloso?

    • No necesitas saber de dónde nace tu hábito para posponer las cosas, sino encaminarte hacia su solución. Tú mismo eres quien estas al cargo y el experto, quien tiene todas las respuestas y recursos. Ser proactivo es de elección.

    • Recuerda que tú eres la persona más importante, date tiempo para consentirte y renovar energías.

    • Y ante todo, disfruta del caos… en la medida en que sea posible con sentido del humor.











    Leyes, gotas de sabiduría y refraneros populares





    < “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”>.

    Ley de Parkinson

    < < Regla 80 / 20. El 80% de los problemas son debido al 20% de las causas. Lo mismo se aplica a resultados y esfuerzos: lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho>.

    Ley de Pareto o 80 / 20

    < < Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua>.

    Ley de Carlson

    < < Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después>.

    Ley de Illich

    < Siembra un pensamiento, cosecha una acción;

    siembra una acción, cosecha un hábito;

    siembra un hábito, cosecha un carácter;

    siembra un carácter, cosecha un destino.>


    Samuel Smiles

    < Un hoy vale por dos mañanas. >< Si el tiempo es lo más caro,

    la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches.>

    Benjamín Franklin

    < Malgasté mi tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mí.>

    W. Shakespeare

    < El que todo lo aplaza no dejará nada concluido ni perfecto.>

    Demócrates

    < El tiempo es el recurso más importante, quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada>

    Peter Drucker

    < Sólo le falta tiempo a quien no sabe aprovecharlo.>

    G. M. Jovellanos

    < Lo que mucho ocupa termina preocupando.>

    F. Nietzsche

    < Tómate tu tiempo para recordar el pasado y así, sacarle provecho a tus experiencias y usarlas como inversión de futuro >

    Jim Rohn

    < Algunas veces queremos regresar al pasado,

    pero en el futuro querremos regresar más veces al presente.

    El tiempo es pasado, presente y futuro que se recicla

    en cada instante para ser vivido y revivido.>

    Las Crónicas del Vagabundo

    < El tiempo es tu mejor maestro, sólo tiene un defecto:

    . Aprovecha tu tiempo>>







    .<>.

    >.

    . Pero .

    < No des tiempo al tiempo porque el tiempo no te lo dará.>

    Refranero popular







    Etiquetas:   Management   ·   Gestión del Tiempo

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