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Estas listo para adquirir un software de facturación


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05/01/2019


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1. ESTOY LISTO PARA ASUMIR EL CAMBIO?


Gestión al cambio.

Antes de iniciar esta aventura debemos partir de este aspecto fundamental para la implementación de un programa de facturación, dado que, éste conlleva la asignación o eliminación de roles y tareas, reestructuración organizacional, nuevas tecnologías, por tanto esto genera una aversión al nuevo cambio que sufrirá el negocio bajo la implementación del Software de Facturación.

Al preguntarse si estamos listo debemos de tener una visión más correlativa y progresiva hacia todo el personal que estará inmerso en este cambio, teniendo en cuenta que ellos serán los que trabajaran de la mano con el programa.

Una vez asumido el reto para la implementación del programa debemos de dejar definido muy firme que todo el personal deberá dejar claro que esta dispuesto y que se tiene la capacidad para la adaptación de las transformaciones que surjan, todo esto mediante el aprendizaje continuo y el compromiso de la mejora continua.

Es importante que se gestione de inicio un boletín informativo que detallen los objetivos, logros y los futuros cambios que vendrán, haciendo énfasis y utilizando una semántica propositiva y constructiva para motivar el personal concluyendo que esto será una herramienta que viene a ayudar y mejorar los controles y procesos.

 “El cambio es una puerta que se abre desde dentro.”

Terry Neill-Andersen Consulting.

   

2. MI NEGOCIO CUENTA CON EL SUFICIENTE DISPONIBLE PARA HACER LA ADIQUISICION?

Inversión económica.

Trayendo éste actor al escenario pasa a ser el protagonista principal. Por qué? Porque es el que nos va dar la pauta de qué tipo de sistema vamos a implementar que tecnología vamos a utilizar y en qué tiempo será.

Otra interrogante que se nos viene a la mente es en qué momento implementar el sistema: al recién abrir el negocio ó esperar a generar ingresos para poder adquirir el programa de facturación después de abierto? Dando respuesta a esta interrogante es única y será al recién abrir el negocio, esta herramienta debe ser tomada en cuenta al proyectar el plan de negocio y debe ser considerada la más importante y primordial. Ejemplo de ello lo vemos en las grandes tiendas lo primero que se ve en los stands son los puntos de ventas.

Ahora considerando que ya tenemos abierto nuestro negocio es saber si tenemos el suficiente disponible económico para la adquisición porque tenemos los siguientes factores que tomar en cuenta:

Software de Facturación:

Compra única o licencia mensual, en la nube o en nuestra red, mono-usuario o multi-usuario. Todos estos factores a considerar para determinar el precio inicial de nuestro Software de Facturación.

Tecnología a implementar:

Computadoras, impresoras, lectores de código de barras, caja registradora, etc...

Una vez determinando que software de facturación y que equipos (hardware) vamos a comprar, iniciamos el proceso de cotización y comparación de precios y beneficios. Y definimos el monto inicial para la adquisición, dinero que no se podrá utilizar por ningún motivo, ya que si se da por iniciada la implementación y no se termina se gasta más de lo que inicialmente se proyectó.

“Una inversión en conocimiento paga el mejor interés.”

Benjamín Franklin.





3. TIENE MI NEGOCIO EL PERSONAL NECESARIO PARA EL NUEVO SOFTWARE?

Talento humano.

Para la implementación de un Software de Facturación debe considerarse el talento humano evaluando inicialmente si el software es fácil de interactuar y no es tan complicado su uso.

Tomando en cuenta todos los módulos del software a implementar, ejemplo: caja, bodega, compras, administración, etc… es imprescindible establecer la ruta crítica del proceso dentro del software y verificar si se cuenta con todo el personal necesario para cada función del software o viceversa ver si el software se ajusta al tamaño y talento humano de nuestro negocio.

El realizar esta tarea nos garantiza que estamos comprando un software a nuestra medida y es paralelo al personal que contamos en el negocio, un software a la medida ahorra gastos innecesarios tales como capacitaciones excesivas y contratación de nuevo personal para llenar espacios del software.

No obstante, es importante que en toda implementación de software de control de inventarios se maneje y cumpla con la segregación de funciones correspondientes, para ello es importante hacer una evaluación de control interno, que determine esto.

 “El talento debe ser visto como el ingrediente más indispensable para el éxito, pero el éxito también depende de cómo se gestiona ese talento”.

Allan Schweyer.

   

4. TENGO TODOS LOS EQUIPOS TECNICOS (HARDWARE) NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACION?

Equipo técnico (Hardware).

En dependencia de las funcionalidades, beneficios, procesos de Software de Facturacion a comprar, es importante hacer un inventario de nuestros equipos técnicos (hardware) en nuestro negocio antes de planificar el costo de la inversión inicial del software de facturación, esto con el objetivo de tener en cuenta si se tendrá que añadir a la inversión la adquisición de nuevos equipos.

Para ellos es necesario hacer un checklist de los siguientes equipos que son los responsables de llevar a cabo toda la cadena alimenticia de nuestro software defacturación: transferencia, guardado, lectura e impresión.

Definir qué tipo de factura o tiquete de venta se les dará a nuestros clientes, esto permite determinar qué tipo de impresora vamos a implementar. Evaluar también la cola de espera de los clientes ayuda a elegir que impresora nos favorece así como también adquirir o no un lector de código de barras.

“La innovación es lo que distingue a un líder de los demás.”

 Steve Jobs. 





5. ESTÁ DEFINIDO EL SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN MI NEGOCIO?

Sistema de inventarios.

Debemos considerar el tipo de sistema para el control de inventarios que tenemos implementado en nuestro negocio para determinar que tipo de Software de Facturacion vamos a utilizar, habiendo dicho esto es necesario conocer que tipo de sistema tenemos en uso para así ver los alcances del software.

Para un correcto sistema de inventarios es necesario tener definidos ciertos aspectos importantes en el negocio, los cuales abordaremos los dos más importantes: -Clasificación de las bodegas, conocer como está organizado nuestro inventario tanto como en bodega principal, tiendas, sucursales, insumos de materia prima, etc… -Codificación de los productos,  este es un rol muy importante ya que de esta manera se podrá clasificar y ordenar nuestro inventario en el software a implementar.

Teniendo definido nuestro sistema de inventarios habrá que hacer una comparación con los beneficios y bondades del software para determinar si se puede adaptar a nuestro negocio.

“A través del conocimiento, adquirimos el control.”





Ozkarin..



Etiquetas:   Nicaragua   ·   Inventarios

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