. Sus inicios se remontan al año 1969 y actualmente tiene a más 2,9 millones de profesionales certificados en todo el mundo. Estas normas de gestión de proyectos que se basan en las experiencias exitosas y lecciones aprendidas que han sido desarrolladas por miles de voluntarios con experiencia en todo tipo de proyectos y proporcionan un lenguaje común para la gestión de ellos en todo el mundo.
En ese contexto y en virtud de contribuir con los equipos de gestión de las sociedades de debate a lo largo del país, una región o continente, la Sociedad de Debates de la Universidad Técnica Federico Santa María propone, siguiendo los lineamientos de la gestión profesional de proyectos, emplear dichos conocimientos y lecciones aprendidas en las prácticas que requieren desplegar los equipos, de tal manera que en las sociedades de debate prospere la reflexión en torno a la pertinencia de buscar estrategias y métodos para mejorar sus procesos de gestión.
Presentamos a continuación los lineamientos mínimos a considerar en la gestión de una Sociedad de Debate que adhiere a una administración basada en el enfoque del PMI:Gestión de la integración: quizá a través de una PMO, un organigrama u otra unidad que se defina, esta área gestionará la toma decisiones agregando valor para toda la sociedad de debate, incluyendo las necesidades de la cultura organizacional y del sponsor. Los esfuerzos deben estar dirigidos hacia el cumplimiento de los objetivos declarados en el acta de constitución del proyecto, administrando las “interdependencias entre las áreas de conocimiento”. Por lo tanto, es probable que una sociedad de debates deba gestionar un portafolio, es decir, programas y proyectos. Varios campeonatos de debate, con distintos formatos, con distintos niveles (escolares, universitarios, ex-debatientes, etc.), cursos o talleres, etc. vendrían siendo los ‘proyectos’ o ‘subproyectos’ donde la integración e independencia de cada uno debe orientarse al beneficio estratégico. La integración permite dar coherencia a las dimensiones o enunciados de la matriz de procesos. Gestión del alcance: implica realizar los esfuerzos necesarios o gestiones útiles para lograr los objetivos declarados en el acta de constitución. Esto implica proporcionar conducción a las voluntades definiendo y controlando lo que se agrega o no en la ejecución de las iniciativas a la luz de las estimaciones o partidas aprobadas. Por lo tanto, es necesario establecer la distinción entre objetivo y alcance, donde el primero va a “definir lo que queremos lograr con el proyecto” y el segundo, “nos dirá lo que tenemos que hacer para lograr el objetivo”. Por ejemplo, un objetivo puede ser “desarrollar torneos, muestras, encuentros y talleres de debate en una universidad”. El alcance será entonces realizar acciones en todos los campus y sedes, incorporando a los estudiantes de diversas carreras universitarias o de múltiples colegios, etc. El alcance nos dirá el trabajo que es necesario realizar. En el fondo, la gestión del alcance responde a la siguiente pregunta: ¿qué acciones se deben realizar para lograr el objetivo?.Gestión del tiempo: expresado fundamentalmente en una carta Gantt, será determinante realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos establecidos, controlando que las tareas asignadas se ejecuten previendo contingencias de índole diversa, tanto externas como internas a la sociedad de debates. Por lo tanto, programar, desarrollar y controlar el calendario de las actividades comprometidas será clave en el éxito del propósito establecido. Por ejemplo, la confección del fixture en un campeonato se constituye en una herramienta fundamental para el establecimiento de la programación de los enfrentamientos, etc. Gestión de los costos: uno de los focos principales de esta área se vincula con la planificación presupuestaria confeccionando los estudios de costos pertinentes, ajustándose a los requerimientos solicitados por el sponsor y los objetivos de la iniciativa. El método de gestión del valor ganado (curva ‘S’) permite medir el desempeño del proyecto, particularmente entre los costos planificados y los reales.Gestión de la calidad: en la gestión de una sociedad de debates, los KPI’s asociados a la calidad podrán ser mixtos, cualitativos y cuantitativos, incluyendo los indicadores objetivamente verificables del marco lógico; desde herramientas de evaluación de la satisfacción, reportabilidad de información de acuerdo con flujogramas y por supuesto, controlar que las tareas y acciones se ejecuten con la menor desviación posible, tanto en lo que respecta a los tiempos de respuesta, como en todas las áreas de gestión. Sin perjuicio de la gestión de la calidad, será necesario comprender que ella va más allá de la entrega de un alto posicionamiento de la identidad, sino que además se relaciona con el cuidado profesional de cada uno de los comportamientos que se requieren desarrollar durante planificación y ejecución hasta el cierre de las actividades declaradas en el cronograma. Una política de calidad se expresa no solo en los documentos de procedimientos, sino en su vital cumplimiento.Gestión de los recursos humanos: aquí se implican las acciones de conducción política estratégica de todo el equipo involucrado, incluyendo las acciones dirigidas a incrementar el desarrollo de competencias y gestionar el talento de personas con habilidades diversas. Implicará realizar una evaluación del desempeño, potencial y gestión del cambio que permitan la prospectiva de una sociedad de debates.Gestión de las comunicaciones: implica la transmisión de las iniciativas a todos los stakeholders, tanto desde el punto de vista de la retroalimentación al sponsor (entregables), como las que están dirigidas hacia el posicionamiento interno o externo de la sociedad de debates, reconociendo la importancia de los canales ascendentes, horizontales, descendentes y la retroalimentación. La difusión es determinante, ya que su adecuada producción y distribución, permite generar el Brand Awareness de una organización con responsabilidad social.Gestión de los riesgos: aquí será necesario desarrollar una matriz de riesgos que incluya una correcta identificación de los peligros, sus respectivos controles (barreras) y planes de acción, evaluando la efectividad de los controles. Por ejemplo, es sabido que durante la ejecución de un campeonato, la institución de educación superior puede ser afectada por un “paro estudiantil”. Por lo tanto, un plan de acción orientado a la protección de los estudiantes participantes del evento estará asociado eventualmente a una recalendarización. También se incorpora la declaración de aspectos como la seguridad física en caso de seísmos, informándoles a los participantes cuales son los procedimientos, zonas de refugio o de evacuación del lugar una vez que se ha iniciado un evento no deseado. También se incorporan otros riesgos estratégicos como por ejemplo, la adecuada administración del cambio o de los incidentes críticos, etc.Gestión de las adquisiciones: esta área involucra los “procesos de compra o adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para hacer realidad el proyecto”. En el caso de una sociedad de debates y dependiendo de la cultura organizacional o de los procedimientos establecidos, será necesario realizar las solicitudes de salas o salones, auditorios, reconocimientos, etc. que requiera el proceso.Gestión de los stakeholders: implica gestionar a las personas o grupos de interés que pueden contribuir o afectar a la sociedad de debates. En consecuencia, el conocimiento y administración de las expectativas de todos los que desean agregar valor o contribuir a un emprendimiento de esta naturaleza, pueden ser respaldadas por la organización, toda vez que no se contrapongan o deterioren la gestión del alcance de las iniciativas desplegadas.*Ps. Andrés Lucero Leiva.Referenciashttps://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/08/las-diez-areas-de-conocimiento-segun-el-pmi/https://www.pmi.org/about/learn-about-pmihttps://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-pmi-in-project-management/
