“Lo lamento, no alcancé a completar el informe, ¡me faltó tiempo!”

“Si, sé que tenía que llegar a esa hora, pero ¡me faltó tiempo! para salir oportunamente de la oficina”

“Lo siento, ¡me falta tiempo! para responder a tu mail”

Sospecho que la excusa amparada en una eventual falta de tiempo, debe de ser la TOP 1 de las excusas para evadir el no cumplimiento de una promesa, no sólo en el ámbito organizacional, sino que en todas las dimensiones de la vida.

Y vaya que es contradictoria como excusa. El tiempo es el que es. Solo corresponde a un dato. Por lo tanto, el asunto de fondo es cómo se administra. Todos, sin excepción tenemos las mismas 24 horas diarias (salvo cuando corresponde cambio de hora) y ni un solo minuto adicional.

Cuando cambiemos el evasivo discurso de la falta de tiempo, por la asertiva, pero difícil, declaración de que se han tenido otras prioridades, las conversaciones comenzarán a avanzar por cauces de mejor pronóstico.

Así como acostumbramos a celebrar nuestros cumpleaños, y las fechas que recuerdan eventos especiales, tenemos que asumir que, el “resultado” de nuestra vida no es más que la observación de la calidad mayor o menor con que hemos ocupado nuestro tiempo. A mayor desperdicio, menor calidad, a mayor enfoque, mayor calidad de la vida.

Algunas dimensiones del quehacer laboral que ayudan a sacar mejor partido a nuestro tiempo:

1.       Trabajo bien hecho, ¡a la primera!. Solo con este aspecto establecido como conducta intransable de desempeño, se sorprenderá de la cantidad de tiempo que libera para otros quehaceres. En los hechos, cuando un mismo trabajo debe realizarse 2, 3 o más veces hasta que lograr el nivel de impecabilidad requerido, el tiempo en exceso comienza a ser no solo el referido a cerrar las debilidades de la versión previa, sino que se suma la lentitud en su resolución, por la frustración emocional de no lograr superar esa “valla”.

2.       Sea preciso en los objetivos que explican y justifican cada actividad que deba realizar. Mientras más claro se tiene el “hacia dónde se va”, más sentido tiene no solo el proceso que se ha de recorrer, sino que se facilita la observación de este transitar de modo que, la burocracia asociada, no se traduzca en la “burrocracia” a que aludo en mi columna anterior.

3.       Dedíquese primero a lo más importante y de ahí, escalarmente, hasta lo más irrelevante. Destinarle unos minutos a ordenar la agenda de quehaceres de la jornada, antes de partir con lo primero que recordó o tuvo a la vista. El gasto inicial en tiempo de planificación, le significará una notoria inversión en la calidad del uso de este, al observar lo hecho durante la jornada.  Nunca priorice según lo que más le gusta hacer. Esto es fatal, porque, como disfruta hacerlo, lo irá alargando, de modo de dilatar al máximo su conclusión (Ley de Parkinson).

4.       Mientras más desagradable sea una tarea, hágala más pronto. Incluso hay un libro sobre este punto. Se llama “Tráguese ese sapo”. Imagínese que el sapo es algo muy incómodo o desagradable que debe, sí o sí, comerse (realizar). Mientras más tiempo se lo pase mirándolo, adquiriendo energía y decisión para hacer lo que debe hacer ineludiblemente, solo se auto lastima y malgasta su valioso tiempo. Cuando, al contrario, lo hace de inmediato, a la primera, incluso la satisfacción de superar lo desagradable, le da más energía para seguir con sus actividades más placenteras. Esto es extrapolable a todo quehacer.

5.       Los imprevistos también necesitan de su tiempo. saturar su agenda del día, implica inevitablemente, autoengañarse en la capacidad de logro. En una sociedad tan dinámica y cambiante, donde los medios de comunicación hacen imposible aislarse, es mucho más recomendable dejar espacios entre cada tarea que se proponga ejecutar, para asumir aquello que no se pueda sumar a la lista de pendientes. 

6.       Proactividad. Si usted quiere ser realmente un protagonista de su propia vida, debe actuar en consecuencia. Ello implica decir que NO, cuando corresponda decirlo (y no aceptar con desagrado algo que igual, al final no hará, o no en los tiempos para los que asume un compromiso que sabe incumplirá). Implica también asumir otras actitudes como, por ejemplo, controlar las interrupciones, exigir puntualidad, preacordar tiempos máximos de duración de reuniones, etc.  Por último, nunca olvide que también necesita tiempo para usted, no somos robots, nuestros ciclos de capacidad atencional tienen límites y debemos hacernos cargos de ellos.

7.       Nunca olvide que Murphy no duerme ni descansa. Siempre puede aparecer cuando más molestias vaya a provocar. Argumento adicional para no forzar ficticiamente su agenda diaria. Al respecto, le puede interesar la columna que escribí sobre “Mi amigo Murphy”. Al margen de las sugerencias ahí presentadas, una buena idea es ocuparse de que nunca su escritorio esté rebosante de papeles porque, Murphy mediante (a) seguro que se le olvidará algo que quedó tapados por papeles mas nuevos; y (b) seguro que se le pierde el papel clave para concluir un trabajo fundamental. Por lo demás, escritorio desordenado no da cuenta de eficiencia y calidad en el trabajo sino que, precisamente, de todo lo contrario.

Por último, no olvide nunca que prácticamente siempre tendrá temas atrasados. Mientras usted saca compromisos, este mundo sigue vivo y generando nuevos encargos, desafíos o problemas de los que hacerse cargo. Lo importante es que estos nuevos casos (los atrasados) estén en su agenda mental (para no olvidarlos indefinidamente) y que, por sobre todo, su demora no afecta estratégicamente a sus fines personales u organizacionales. De ahí lo clave del punto 1 anterior.

De esta manera, reduciremos la fuerza personal que nos pueda provocar la declaración de William Shakespeare cuando decía:

                                  “Malgasté el tiempo y ahora el tiempo me malgasta a mí”