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Cómo establecer un buen depósito de archivo


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20/03/2019


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Cuando hablamos de «archivo», podemos estar haciéndolo desde tres perspectivas diferentes: en primer lugar, el archivo como conjunto orgánico de documentos; en segundo lugar, el archivo como institución administrativa; y en tercer lugar, el archivo como continente o espacio que alberga los documentos de un organismo o una persona física. Las tres perspectivas están interconectadas y son dependientes las unas de las otras. Por esa razón, a la edificación de un espacio físico de archivo hemos de otorgarle la misma importancia que a los documentos que se van a albergar en él. No basta con dedicar cualquier tipo de espacio, pues las características físicas y ambientales influyen en la conservación, que es el objetivo primordial de los archiveros.

De hecho, si un edificio de archivo existe desde hace tiempo y localiza fallos en dichas condiciones de espacio, debería solventarlas cuanto antes, incluso empleando créditos online en el proceso si no dispone de fondos suficientes como para reparar esos pequeños y no tan pequeños fallos. 

A la larga, las consecuencias podrían ser desastrosas, pues podrían derivar en la pérdida de numerosos documentos de valor incalculable. Entre otras características ambientales que afectan a la conservación de documentos encontramos, por ejemplo, la humedad y la temperatura. Es imprescindible que los depósitos contengan instrumentos técnicos que regulen estas dos variables y que controlen las oscilaciones, otro factor que, inestable, podría ser fatal.

También hemos de tener muy en cuenta las estanterías que albergarán las cajas de documentación y las cajas en sí. Por ejemplo, deberíamos evitar las estanterías de madera, pues, además de cambiarse con el peso de los documentos, en ellas podrían proliferar microorganismos comedores de madera, si bien no tienen por qué aparecer regulando debidamente la temperatura. Por otro lado, en nuestros préstamos online deberíamos incluir cajas de plástico para la conservación de documentos en cintas magnéticas, pues es un material más aislante que el cartón para esta tipología.

En resumen, a la hora de establecer un depósito digno de la conservación de los documentos de archivo hay que tener en cuenta numerosos aspectos. Es mejor realizar una buena inversión de futuro.





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